法人の書類保存義務に対応。オフィス賃料を削減しつつ、重要書類をセキュリティ高く保管する裏ワザ

「捨てたくても捨てられない書類で、キャビネットがもう限界……」 「書類の保管場所のためだけに、高い賃料を払っている気がする……」

経営者様や総務ご担当者様、オフィスの片隅で増え続ける段ボール箱を見て、こんなため息をついていませんか？

法律で保存期間が定められている経理書類や契約書、決算関係書類などは、デジタル化が進んだ現在でも、原本保存が必要なケースがまだまだ多いのが現実です。しかし、利益を生まない「過去の書類」が、皆様の貴重なオフィススペース＝「コスト」を圧迫しているとしたら、それは見過ごせない経営課題といえるでしょう。

この記事では、オフィスの賃料削減とセキュリティ強化を両立させる、賢い経営者のための「書類保管の裏ワザ」として、近年注目されている屋内型トランクルームの活用法をご紹介します。

多くの企業が抱える「書類保管」と「コスト」のジレンマ

法定保存文書がオフィスを圧迫していませんか？

企業活動を続けていれば、必ず発生するのが書類です。税務関係書類は7年、会社法関係書類は10年など、法律によって長期の保存が義務付けられています。 「いつか整理しよう」と思っていても、日々の業務に追われて後回しになり、気づけば会議室の隅や倉庫が段ボールの山……なんてことはありませんか？実はそのスペース、毎月の坪単価で換算すると、驚くほど高額な「保管料」を払っているのと同じことなのです。

「広いオフィスへの移転」は本当に正解？

書類が増えて手狭になったからといって、すぐにオフィス移転を検討するのは早計かもしれません。 移転には、敷金・礼金、仲介手数料、引っ越し費用、内装工事費など、莫大な初期費用がかかります。さらに、現在の賃料よりも高い物件に移れば、固定費は上がり続ける一方です。「書類を置く場所」を確保するために、利益を圧迫する固定費を増やすのは、コスト削減の観点からは最善策とは言えません。

オフィス内保管のリスクと限界

意外と盲点？ 社内保管のセキュリティリスク

「社内にあるのが一番安全だ」と思われがちですが、本当にそうでしょうか？ 鍵のかからないキャビネットや、誰もが立ち入れるバックヤードに重要書類が置かれているケースは少なくありません。紛失や、部外者の目に触れてしまう情報漏洩のリスクは、日常の業務風景の中に潜んでいます。また、雑然と積まれた書類は、必要な時にすぐに見つけ出せないという「探す時間のロス」＝「人件費のムダ」も生み出します。

書類の大敵「湿気」と「カビ」

日本の気候において、書類の保管で最も気をつけたいのが湿気です。 オフィスの空調が切れる夜間や休日、倉庫内は想像以上に過酷な環境になります。湿気を吸った紙は劣化しやすく、最悪の場合、カビが発生したり、インクが滲んで読めなくなったりすることも。いざ税務調査などで必要になった時に「ボロボロで判読不能」では、企業の信頼に関わります。

第3の選択肢「屋内型トランクルーム」という解決策

外部倉庫ではなく「屋内型」を選ぶ理由

ここでご提案したいのが、外部収納サービス、特に屋内型トランクルームの活用です。 従来の屋外コンテナ型とは異なり、ビルや店舗の中に収納スペースが設けられているのが特徴です。「倉庫」というよりは、「オフィスの延長にある第2の収納庫」というイメージに近いでしょう。 必要な書類だけを手元に残し、保存義務のある過去の書類を外部へ移すだけで、オフィスは見違えるほど広くなります。

オフィス賃料削減の切り札として

都心のオフィス賃料に比べ、屋内型トランクルームの利用料は圧倒的に安価です。 例えば、書類保管のために借りていた数坪分のスペースを削減できれば、よりコンパクトなオフィスへの移転が可能になるかもしれません。あるいは、空いたスペースを商談スペースやリフレッシュルームとして活用することで、従業員満足度を上げ、生産性を向上させることも可能です。「書類を外に出す」ことは、単なる片付けではなく、攻めのコスト削減戦略なのです。

法人利用で失敗しない！屋内型ならではのメリット

重要書類を守る「空調完備」と「清潔さ」

屋内型トランクルームの最大のメリットは、※空調設備が完備されている点です。 湿度が一定に管理されているため、紙の劣化やカビの発生を最小限に防ぐことができます。また、定期的に清掃が入る施設が多く、清潔な環境で保管できるため、ホコリまみれになる心配もありません。大切な会社の資産である書類を、長期にわたって良好な状態で守ることができます。
※空調設備の無い店舗もございます

スタッフ巡回とセキュリティシステムの安心感

法人利用で最も気になるセキュリティ面も、屋内型なら安心です。 多くの施設では、入退室管理システムが設置されており、契約者以外は立ち入れない仕組みになっています。さらに、定期的にスタッフが巡回を行っている施設であれば、無人のコンテナ倉庫とは比べ物にならない安心感があります。「誰に見られているかわからない」環境ではなく、「管理された空間」であることが、法人利用において選ばれる大きな理由です。

24時間365日、出し入れ自由の利便性

「外部に預けると、必要な時にすぐ出せないのでは？」という心配もご無用です。 多くの屋内型トランクルームは24時間365日利用可能です。急に過去の書類が必要になった場合でも、総務担当者様が仕事帰りに立ち寄ったり、業務の合間に取りに行ったりと、自社の倉庫のように自由に使うことができます。この機動力の高さも、ビジネスユースに適しているポイントです。

書類を整理して、本来の業務に集中できる環境を

まずは「1畳」から始めてみませんか？

「いきなり全ての書類を移動するのは大変……」と思われるかもしれません。 まずは、最も古く、閲覧頻度の低い書類数箱分から、1畳未満の小さなスペースで試してみてはいかがでしょうか？ 実際に利用してみると、オフィスの空気が軽くなり、スペースに余裕が生まれるのを実感できるはずです。 その余裕は、社員の心の余裕にもつながり、結果として業務効率の向上にも寄与します。

「保管」を見直すことが、経営改善の第一歩

たかが書類保管、されど書類保管。 書類の在り方を見直すことは、固定費（オフィス賃料）の見直し、セキュリティリスクの低減、そして働きやすい職場環境づくりに直結する重要な経営判断です。

多くの屋内型トランクルームでは、事前の施設見学を受け付けています。 「どれくらいの広さが必要か」「セキュリティは万全か」など、まずは一度、実際の現場をご覧になってみてください。 快適で安全な「第2のオフィス」が、御社のビジネスを陰ながら支える強力なパートナーとなるはずです。